Ketika kita akan mengurus surat keterangan terdaftar (SKT), di kantor Badan Kesbangpol, satu diantara persyaratannya adalah adanya sekretariat. Seiring dengan perjalanan waktu dan ilmu manajemen yang terus hidup dan berkembang pesat, tentu akan menggeser fungsi sekretariat. Semula fungsi sekretariat sebatas fungsi teknis yaitu mengelola administrasi organisasi, kini fungsinya bertambah menjadi tempat berdiskusi gagasan dan training-training. Dengan demikian, suasana sekretariat menjadi hidup dan penuh dinamika. Untuk itu, sebaiknya sebuah sekretariat harus ada penanggung jawab kegiatan yaitu sekretaris.
Penulis : Muslih Pakiah Mudo
Sekretariat PII pertama yang saya ketahui adalah sekretariat PW PII Riau di Jl. Ababil No. 1. Bangunan sekretariat tersebut sederhana terbuat dari kayu. Setiap hari ada saja kader PII yang datang berkunjung. Untuk beberapa lama, di sekretariat tersebut pernah diadakan kursus bahasa Inggris dan bahasa Arab dibawah payung yayasan Ikhwan. Di sekretariat tersebut juga diadakan training PII. Banyak kenangan tak terlupakan hingga pada akhirnya, tanah dan sekretariat PW PII Riau Jl. Ababil No. 1 menghentikan seluruh aktifitasnya karena kalah sidang sengketa dengan Muhammadiyah.
BalasHapusRumah perjuangan, itulah kesan yang lebih tepat disematkan kepada sekretariat PW PII Riau Jl. Ababil No. 1. Keakraban yang berakar dari rasa ukhuwah Islamiyah yang diproses di medan training, sangat membingkai. Antara kakak senior dan adik yunior, satu dengan lainnya saling beradap sopan. Saling berpacu untuk sukses studi begitu mewarnai interaksi. Saling membantu mengatasi kesulitan belajar. Makan bersama di sekretariat walau dengan ikan teri "main bola" ditambah dengan daun pucuk ubi, sungguh sangat nikmat terasa. Dalam diskusi-diskusi lepas di sekretariat, biasanya tidak lepas dari membicarakan persiapan-persiapan training. Dimana training yang tepat liburan tahun ini. Itu kira-kira gambaran yang terpancar ketika itu. Di sekretariat ketika itu, labih dominan Korp Instruktur yang rutin mengadakan pendadaran bahan training. Waktu itu, setiap instruktur, beda-beda keahliannya. Sebut saja kanda Fitri Khairani dan kanda Sukma Erni, pakarnya materi perbaga alias perbandingan agama. Kanda Syamsul Kamal dan kanda Zaimar Yahasji, pakarnya materi espektasi. Kanda Arwan dan kanda Edi Sanjaya, pakarnya materi SPUI alias Sejarah Perjuangan Umat Islam. Kanda Mukni dan kanda Usman Dalimunte, pakarnya materi akidah. Kanda Ujang Ermanto, pakarnya materi TFR. Kanda Marojak, pakarnya kerja masa-memasak alias panitia. Kanda Yana Mulyana dan kanda Syamsul Bahri, pakarnya materi perbadio alias perbandingan idiologi. Kanda Husna, pakarnya inlok alias instruktu lokal. Kanda Rotasdi, pakarnya PI alias personal introduksional. Ma'af itu yang bisa ditulis malam ini. Waktu telah menunjukkan pukul 01. Wib
BalasHapusSudah terasa agak lama tidak berkunjung ke sekretariat PW PII Riau Jl. Surya yang dahulu adalah kantor IKMI Riau. Saya kagum dengan kerapian dan ketertiban administrasi para senior-senior PII. Pernah suatu ketika, mencoba membuka arsip-arsip terdahulu. Betapa terkejutnya saya, memperhatikan kedisiplinan para pengurus PII sebelum-sebelumnya. Apakah arsip-arsip tersebut masih ada hingga hari ini ? Didapat informasi, walau ini perlu diteliti kebenarannya, kalau sebahagian besar arsip-arsip lama telah ludes dibakar. Semoga berita ini tidak benar. Merapikan arsip-arsip surat masuk dan surat keluar, serta surat-surat lainya sangatlah penting untuk pendidikan organisasi kedepan. Memulai dari mana, itu semua bisa terbaca dari bagaimana pengelolaan administrasi organisasi dilakukan secara baik. Dan itu baru bisa dilakukan, bila ada sekretariat walau sesederhana bagaimanapun.
BalasHapusseandaianya ada yang ahli IT kader PII bisa d bantu itu utk arsip digital
HapusSaya sangat setuju itu, dan memang perlu yang mengelola ini didasarkan pada hobi, karena pekerjaan tersebut membutuhkan kesabaran, ketelitian dan kecermatan.
HapusDi kegiatan training kedepan, sebaiknya
Hapusdirekrut sebahagian peserta training yang berlatar belakang pendidikan komputer. Ini dimaksudkan agar institusi PII kedepan, benar-benar siap menuju era PII digital, tentu dengan berbagai konsekuensi yang menyertainya.
Tokoh sosok organisatoris sekaligus administrator adalah kanda Hefni Asnawie dan kanda Nizar. Keduanya benar-benar mampu mengurai masalah dengan diawali oleh kesungguhan mengadministrasikan segala sesuatu secara benar. Kader hari ini, itu yang langka ditemukan.
BalasHapusDengan mengadministrasikan secara baik, setiap ada ide yang muncul, pada akhirnya akan mendapatkan suatu konsep yang matang dan siap tarung. Sekali lagi, itu terjadi bila kita mengarsipkan dalam bahasa tulisan yang teradministrasi secara runut.
BalasHapusSeingat saya, sekretariat PII Jl. Ababil No. 1 lebih banyak arsip bahan-bahan training. Apapun materinya tidak lepas dari kertas berisi literatur-literatur dan hasil-hasil diskusi ketika training. Itu beda training PII dengan organisasi lainnya. PII lebih menekankan tindakan.
BalasHapusSekretariat PW PII Riau Jl. Ababil No. 1, walau sederhana dan terbatas, terbagi kepada beberapa fungsi diantaranya :
BalasHapus> ruang umum
Tersedia papan tulis, kursi dan
meja instruktur.
> ruang istirahat
> ruang pustaka
Tersedia buku-buku training.
> ruang PII Wati
> ruang dapur
Berbeda dengan sekretariat PD KB PII Dumai dan PD PII Dumai, meski masih dalam tahap finising, menfa'at dari keberadaannya telah mulai dirasakan oleh Keluarga Besar PII Dumai dan masyarakat disekitar sekretariat tersebut dengan terobosan kegiatan bagi-bagi paket sembilan bahan pokok (sembako) kepada keluarga PII dan masyarakat sekitar yang sangat terdampak wabah corona.
BalasHapusMenurut informasi yang didapat, terhitung hari ini, Senin tanggal 18 Mei 2020, sekretariat PD KB PII Dumai dan PD PII Dumai telah resmi difungsikan. Atas nama admin kbpiiriau.blogspot.com menyampaikan tahniah, semoga kiprah PII Dumai semakin dirasakan dikalangan masyarakat pelajar. Bravo Keluarg Besar PII Dumai.
BalasHapus